DOCUMENT MANAGEMENT AND DIGITAL ARCHIVING IN THE MILITARY POLICE OF PARANÁ: A CASE STUDY ON THE APPLICATION OF EXCEL AND VBA IN DOCUMENT MANAGEMENT
DOI:
https://doi.org/10.47820/recima21.v6i5.6438Keywords:
Document management, Military Police of Paraná, Excel with VBAAbstract
This article presents a case study on the use of a Microsoft Excel spreadsheet with VBA programming as a solution for document management in a section of the Military Police of Paraná (PMPR), Brazil. The study is based on the guidelines of ISO NBR 15489:2018 and process mapping using BPMN notation, aiming to enhance administrative efficiency, standardize records, and reduce human error. The methodology combines qualitative and quantitative analysis, including direct observation, bibliographic research, and interviews with users of the tool. Results show that digitization and process automation, even with simple tools, can positively impact information organization and access. The solution proved to be viable, replicable, and effective, despite some technical and organizational limitations. Expansion of its use and future comparative studies with other technologies are recommended.
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